Zatrudnienie obywatela Ukrainy – wszystko, co musi wiedzieć pracodawca

Zatrudnienie obywatela Ukrainy wymaga sprawdzenia legalności pobytu oraz podstawy uprawniającej cudzoziemca do wykonywania pracy w Polsce. Samo posiadanie paszportu, numeru PESEL albo dokumentu pobytowego nie zawsze wystarczy do rozpoczęcia zatrudnienia.

Od 5 marca 2026 r. obowiązują zmienione zasady dotyczące obywateli Ukrainy i osób korzystających z ochrony czasowej. Pracodawca powinien więc zweryfikować aktualny status pracownika, przygotować pisemną umowę oraz terminowo wykonać wymagane zgłoszenia.

W artykule wyjaśniamy:

• jak legalnie zatrudnić obywatela Ukrainy,
• kiedy wystarczy powiadomienie urzędu pracy,
• jakie dokumenty należy sprawdzić,
• kiedy potrzebne jest zezwolenie albo oświadczenie,
• czy umowę trzeba przetłumaczyć,
• jakie zmiany wymagają ponownego powiadomienia,
• jakie kary grożą pracodawcy.

Zatrudnienie obywatela Ukrainy po 5 marca 2026 r.

Legalne powierzenie pracy cudzoziemcowi wymaga łącznego spełnienia dwóch podstawowych warunków:

1. cudzoziemiec musi przebywać w Polsce legalnie na podstawie uprawniającej do wykonywania pracy;
2. pracodawca musi posiadać odpowiednią podstawę powierzenia pracy albo skorzystać z przewidzianego prawem zwolnienia.

W przypadku obywateli Ukrainy jedną z najważniejszych podstaw pozostaje elektroniczne powiadomienie powiatowego urzędu pracy. Nie oznacza to jednak, że każdy obywatel Ukrainy znajduje się w takiej samej sytuacji.

Znaczenie ma między innymi:

• data i podstawa przyjazdu do Polski,
• posiadanie ochrony czasowej,
• status PESEL UKR,
• rodzaj dokumentu pobytowego,
• okres ważności dokumentów,
• planowana forma i rodzaj pracy.

Każdy przypadek należy ocenić przed dopuszczeniem cudzoziemca do pracy.

Ochrona czasowa obywateli Ukrainy

Obywatele Ukrainy, którzy przybyli do Polski w związku z działaniami wojennymi i korzystają z ochrony czasowej, mogą wykonywać pracę na podstawie elektronicznego powiadomienia złożonego przez pracodawcę.

Według przepisów obowiązujących w dniu publikacji artykułu ochrona czasowa została przedłużona do 4 marca 2027 r. W przypadku osoby posiadającej status PESEL UKR pracodawca powinien zweryfikować, czy status pozostaje aktualny w dniu rozpoczęcia zatrudnienia.

Praca osoby korzystającej z ochrony czasowej jest legalizowana przez powiadomienie powiatowego urzędu pracy. Nie należy zastępować tej procedury oświadczeniem lub zezwoleniem na pracę bez wcześniejszego sprawdzenia sytuacji pobytowej cudzoziemca.

Obywatele Ukrainy nieposiadający statusu UKR

Obywatel Ukrainy może przebywać w Polsce legalnie również na innej podstawie, na przykład na podstawie:

• wizy,
• zezwolenia na pobyt czasowy,
• zezwolenia na pobyt stały,
• zezwolenia na pobyt rezydenta długoterminowego UE,
• ruchu bezwizowego,
• innego dokumentu pobytowego.

Zgodnie z rozwiązaniami przejściowymi obywatele Ukrainy przebywający w Polsce legalnie, ale nieobjęci ochroną czasową, mogą korzystać z procedury powiadomienia do 5 marca 2029 r.

W zależności od posiadanego tytułu pobytowego mogą być dostępne także inne podstawy zatrudnienia, takie jak oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi albo zezwolenie na pracę.

Powiadomienie o zatrudnieniu obywatela Ukrainy

Powiadomienie o powierzeniu pracy składa pracodawca lub jego pełnomocnik. Dokument należy przesłać wyłącznie elektronicznie za pośrednictwem portalu praca.gov.pl.

Powiadomienie kieruje się do powiatowego urzędu pracy właściwego ze względu na:

• siedzibę pracodawcy albo
• miejsce stałego pobytu pracodawcy będącego osobą fizyczną.

Złożenie powiadomienia nie podlega opłacie.

Ile czasu ma pracodawca na powiadomienie?

Pracodawca powinien złożyć powiadomienie w ciągu 7 dni od dnia faktycznego rozpoczęcia pracy przez cudzoziemca.

Termin liczony jest od rozpoczęcia wykonywania pracy, a nie wyłącznie od daty podpisania umowy. Dlatego w dokumentacji należy jednoznacznie wskazać dzień rozpoczęcia zatrudnienia.

Spóźnione powiadomienie nie naprawia automatycznie wcześniejszego okresu nielegalnej pracy. Według informacji urzędów pracy po przekroczeniu terminu konieczne może być ponowne powierzenie pracy na podstawie nowej umowy i złożenie powiadomienia w terminie liczonym od nowego dnia rozpoczęcia zatrudnienia.

Jakie dane podaje się w powiadomieniu?

Formularz obejmuje między innymi:

• dane pracodawcy,
• NIP i REGON,
• symbol PKD związany z wykonywaną pracą,
• dane cudzoziemca,
• obywatelstwo,
• dane dokumentu tożsamości,
• numer PESEL albo – w przypadku jego braku – datę urodzenia i płeć,
• rodzaj umowy,
• stanowisko lub rodzaj pracy,
• miejsce wykonywania pracy,
• wysokość wynagrodzenia,
• wymiar czasu pracy albo liczbę godzin.

Dane podane w powiadomieniu powinny odpowiadać rzeczywistym warunkom zatrudnienia.

Kiedy trzeba złożyć nowe powiadomienie?

Jednorazowe przesłanie formularza nie zawsze kończy obowiązki pracodawcy. Ponowne powiadomienie należy złożyć w terminie 7 dni, jeżeli:

• zmienił się rodzaj umowy,
• zmieniło się stanowisko lub rodzaj wykonywanej pracy,
• zmniejszono wymiar czasu pracy,
• zmniejszono liczbę godzin pracy,
• obniżono miesięczną albo godzinową stawkę wynagrodzenia.

Nowego zgłoszenia wymaga również zmiana pracodawcy. Obowiązek powiadomienia obciąża wtedy nowy podmiot powierzający pracę.

Zawarcie kolejnej umowy bezpośrednio po poprzedniej, na takich samych warunkach, nie zawsze oznacza konieczność złożenia nowego formularza. Każdą zmianę warto jednak porównać z treścią wcześniejszego powiadomienia.

Jakie dokumenty powinien sprawdzić pracodawca?

Przed rozpoczęciem pracy pracodawca powinien zażądać przedstawienia ważnego dokumentu uprawniającego cudzoziemca do pobytu w Polsce.

W zależności od sytuacji dokumentacja może obejmować:

• ważny dokument podróży,
• kartę pobytu,
• wizę,
• dokument potwierdzający ochronę czasową,
• potwierdzenie statusu PESEL UKR,
• dokument elektroniczny Diia.pl,
• decyzję dotyczącą pobytu,
• zezwolenie na pracę,
• oświadczenie wpisane do ewidencji,
• dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe.

Numer PESEL nie jest bezwzględnie wymagany w każdym przypadku. Jeżeli cudzoziemiec nie ma numeru PESEL, formularz powiadomienia umożliwia podanie daty urodzenia i płci.

Kopia dokumentu pobytowego

Pracodawca powinien przechowywać kopię dokumentu uprawniającego cudzoziemca do pobytu w Polsce przez cały okres wykonywania pracy.

Zgodnie z obowiązującymi przepisami dane i kopie dokumentów należy przechowywać również przez 2 lata, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym umowa została rozwiązana albo wygasła, chyba że inne przepisy wymagają dłuższego okresu.

Dokumentację trzeba zabezpieczyć przed utratą, zniszczeniem oraz dostępem osób nieuprawnionych.

Czy paszport biometryczny wystarczy do zatrudnienia?

Paszport biometryczny jest dokumentem tożsamości i może umożliwiać pobyt w ramach ruchu bezwizowego. Nie oznacza jednak automatycznie, że w każdym przypadku stanowi wystarczającą podstawę legalnego pobytu i pracy.

Pracodawca powinien ustalić między innymi:

• kiedy cudzoziemiec wjechał do Polski,
• ile dni pobytu wykorzystał,
• czy posiada ochronę czasową,
• czy złożył wniosek pobytowy,
• czy jego podstawa pobytu dopuszcza wykonywanie pracy.

Nie należy opierać się wyłącznie na ustnym oświadczeniu pracownika.

Zezwolenie na pracę albo oświadczenie

Powiadomienie jest ważną, ale nie jedyną podstawą zatrudniania obywateli Ukrainy. W określonych przypadkach praca może być wykonywana na podstawie:

• zezwolenia na pracę,
• zezwolenia na pracę sezonową,
• oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi,
• zezwolenia na pobyt czasowy i pracę,
• zwolnienia z obowiązku posiadania zezwolenia.

Dobór procedury zależy od tytułu pobytowego, rodzaju pracy, stanowiska oraz planowanego okresu zatrudnienia.

Osoba korzystająca z ochrony czasowej co do zasady wykonuje pracę na podstawie powiadomienia. W przypadku obywatela Ukrainy posiadającego inną podstawę pobytu należy sprawdzić, czy korzystniejsze i dopuszczalne będzie powiadomienie, oświadczenie albo zezwolenie.

Umowa z obywatelem Ukrainy

Każda umowa stanowiąca podstawę powierzenia pracy cudzoziemcowi powinna zostać zawarta na piśmie przed dopuszczeniem go do pracy.

Dotyczy to zarówno:

• umowy o pracę,
• umowy zlecenia,
• umowy o świadczenie usług,
• umowy o dzieło, jeżeli jej zastosowanie jest zgodne z rzeczywistym charakterem współpracy.

Rodzaj umowy musi odpowiadać warunkom wykonywania pracy. Nie można zastępować umowy o pracę umową cywilnoprawną, jeżeli praca jest wykonywana pod kierownictwem pracodawcy, w określonym miejscu i czasie oraz spełnia pozostałe cechy stosunku pracy.

Czy umowę trzeba przetłumaczyć?

Jeżeli umowa została przygotowana po polsku, a cudzoziemiec nie posługuje się językiem polskim, przed podpisaniem należy przedstawić mu jej treść na piśmie w wersji dla niego zrozumiałej.

Nie musi to być zawsze język ukraiński. Powinien to być język rzeczywiście zrozumiały dla pracownika.

Jeżeli umowa zostaje sporządzona wyłącznie w języku obcym, pracodawca powinien przechowywać jej tłumaczenie na język polski wykonane przez tłumacza przysięgłego.

Pracownik powinien otrzymać jeden egzemplarz podpisanej umowy. Pracodawca ma również obowiązek przekazać mu w zrozumiałym języku pisemną informację o prawie wstępowania do związków zawodowych.

Wynagrodzenie i warunki zatrudnienia

Obywatel Ukrainy korzysta z ochrony przewidzianej przez polskie prawo pracy. Pracodawca powinien przestrzegać między innymi przepisów dotyczących:

• minimalnego wynagrodzenia,
• minimalnej stawki godzinowej,
• czasu pracy,
• odpoczynku dobowego i tygodniowego,
• urlopu wypoczynkowego,
• bezpieczeństwa i higieny pracy,
• zakazu dyskryminacji,
• wypłacania wynagrodzenia w terminie.

Wynagrodzenie oraz warunki wykonywania pracy powinny odpowiadać treści powiadomienia, zezwolenia lub oświadczenia.

Obniżenie wynagrodzenia, zmniejszenie liczby godzin albo zmiana stanowiska może wymagać ponownego powiadomienia lub uzyskania nowego dokumentu.

Więcej informacji znajduje się na stronie dotyczącej prawa pracy we Włocławku.

Pozostałe obowiązki pracodawcy

Legalizacja pracy nie zastępuje standardowych obowiązków związanych z zatrudnieniem.

W zależności od rodzaju umowy pracodawca powinien zadbać między innymi o:

• zgłoszenie pracownika do ZUS, jeżeli podlega ubezpieczeniom,
• rozliczanie składek i podatków,
• przeprowadzenie badań profilaktycznych,
• szkolenie BHP,
• prowadzenie akt osobowych,
• ewidencję czasu pracy,
• wypłatę wynagrodzenia,
• przekazanie wymaganych informacji pracowniczych,
• zgodne z prawem przetwarzanie danych osobowych.

Obowiązek zgłoszenia pracy do powiatowego urzędu pracy oraz zgłoszenie do ZUS to dwie odrębne formalności. Wykonanie jednej z nich nie zastępuje drugiej.

Przedsiębiorcy mogą skorzystać ze wsparcia w ramach obsługi prawnej firm we Włocławku.

Zawody regulowane i kwalifikacje

Legalny pobyt oraz powiadomienie urzędu pracy nie zawsze wystarczą do rozpoczęcia wykonywania każdego zawodu.

W przypadku zawodów regulowanych może być konieczne:

• uznanie kwalifikacji,
• uzyskanie prawa wykonywania zawodu,
• wpisanie do odpowiedniego rejestru,
• przedstawienie dyplomów albo certyfikatów,
• spełnienie wymagań dotyczących znajomości języka polskiego.

Dotyczy to między innymi części zawodów medycznych, technicznych, transportowych i związanych z wykonywaniem samodzielnych funkcji.

Kontrola legalności zatrudnienia

Legalność zatrudnienia cudzoziemca może zostać skontrolowana przede wszystkim przez Państwową Inspekcję Pracy oraz Straż Graniczną. Informacje o zatrudnieniu są również dostępne dla innych uprawnionych instytucji, między innymi ZUS i Krajowej Administracji Skarbowej.

Podczas kontroli mogą być sprawdzane:

• dokumenty pobytowe,
• kopie dokumentów przechowywane przez pracodawcę,
• podstawa legalnego wykonywania pracy,
• termin złożenia powiadomienia,
• umowa i jej tłumaczenie,
• zgodność stanowiska z powiadomieniem,
• wymiar czasu pracy,
• wynagrodzenie,
• zgłoszenie do ubezpieczeń,
• dokumentacja BHP i pracownicza.

Pracodawca powinien być w stanie wykazać, że dokumenty zostały sprawdzone przed rozpoczęciem pracy.

Kary za nielegalne zatrudnienie cudzoziemca

Nielegalne powierzenie pracy cudzoziemcowi może skutkować grzywną od 3 000 zł do 50 000 zł.

Jeżeli nielegalnie zatrudniono kilka osób, kara może być wymierzana z uwzględnieniem liczby cudzoziemców. Minimalna wysokość wynosi wtedy 3 000 zł za każdego nielegalnie zatrudnionego cudzoziemca.

Za niewykonanie obowiązku powiadomienia urzędu pracy w terminie albo nieprzekazanie ponownego powiadomienia po zmianie określonych warunków może grozić grzywna od 1 000 zł do 3 000 zł.

Dodatkowe konsekwencje mogą obejmować:

• obowiązek zapłaty zaległego wynagrodzenia,
• zaległości składkowe i podatkowe,
• odsetki,
• problemy z uzyskaniem kolejnych zezwoleń,
• odpowiedzialność za naruszenie praw pracowniczych,
• konieczność zakończenia nielegalnego zatrudnienia.

Zakres odpowiedzialności zależy od rodzaju i skali stwierdzonych naruszeń.

Zatrudnienie obywatela Ukrainy – lista kontrolna

Przed dopuszczeniem pracownika do pracy sprawdź:

1. Tożsamość cudzoziemca.
2. Legalność i podstawę jego pobytu.
3. Aktualność statusu PESEL UKR, jeżeli go posiada.
4. Czy podstawa pobytu pozwala na wykonywanie pracy.
5. Czy wystarczy powiadomienie, czy potrzebny jest inny dokument.
6. Czy zawód wymaga dodatkowych kwalifikacji.
7. Czy umowa odpowiada rzeczywistemu charakterowi pracy.
8. Czy pracownik otrzymał zrozumiałą wersję umowy.
9. Czy powiadomienie zostanie złożone w terminie 7 dni.
10. Czy pracownik został prawidłowo zgłoszony do ZUS.
11. Czy wykonano badania i szkolenie BHP.
12. Czy dokumenty będą monitorowane przez cały okres zatrudnienia.

Najczęstsze błędy pracodawców

Do najczęściej spotykanych problemów należą:

• uznanie, że sam paszport wystarcza do legalnej pracy,
• brak weryfikacji aktualnego statusu UKR,
• przekroczenie terminu 7 dni,
• wysłanie powiadomienia do niewłaściwego urzędu,
• niezgodność stanowiska lub wynagrodzenia z formularzem,
• brak ponownego powiadomienia po zmianie warunków,
• dopuszczenie cudzoziemca do pracy przed podpisaniem umowy,
• brak wersji umowy zrozumiałej dla pracownika,
• nieprzechowywanie kopii dokumentu pobytowego,
• zastosowanie umowy cywilnoprawnej zamiast umowy o pracę,
• brak zgłoszenia do ubezpieczeń,
• niekontrolowanie terminu ważności dokumentów.

Dlaczego warto skonsultować zatrudnienie z prawnikiem?

Przepisy dotyczące zatrudniania cudzoziemców zmieniają się częściej niż standardowe regulacje prawa pracy. Ponadto sytuacja dwóch obywateli Ukrainy może być zupełnie inna ze względu na odmienną podstawę pobytu.

Pomoc prawna może obejmować:

• weryfikację dokumentów pobytowych,
• ustalenie właściwej podstawy zatrudnienia,
• przygotowanie lub analizę umowy,
• kontrolę zgodności danych w powiadomieniu,
• ocenę obowiązku uzyskania zezwolenia,
• przygotowanie przedsiębiorcy do kontroli,
• analizę stwierdzonych nieprawidłowości,
• bieżące monitorowanie dokumentacji pracowniczej.

W przypadku zatrudniania większej liczby cudzoziemców warto wprowadzić wewnętrzną procedurę kontroli terminów i dokumentów. Można ją przygotować w ramach stałej obsługi prawnej firmy.

Najczęściej zadawane pytania – FAQ

Czy obywatel Ukrainy może pracować bez zezwolenia?

Tak. W wielu przypadkach może wykonywać pracę na podstawie powiadomienia złożonego przez pracodawcę. Najpierw trzeba jednak potwierdzić legalność pobytu i właściwą podstawę dostępu do rynku pracy.

Czy trzeba zgłosić zatrudnienie obywatela Ukrainy?

Jeżeli praca jest legalizowana na podstawie powiadomienia, pracodawca ma 7 dni od dnia rozpoczęcia pracy na przesłanie formularza przez praca.gov.pl.

Czy powiadomienie jest płatne?

Nie. Złożenie powiadomienia o powierzeniu pracy nie podlega opłacie.

Czy obywatel Ukrainy musi mieć numer PESEL?

Nie w każdym przypadku. Jeśli cudzoziemiec nie ma numeru PESEL, w formularzu można podać jego datę urodzenia i płeć. Numer PESEL UKR ma jednak znaczenie przy potwierdzaniu ochrony czasowej.

Czy umowa musi być w języku ukraińskim?

Nie zawsze. Jeżeli pracownik nie zna języka polskiego, przed podpisaniem powinien otrzymać pisemną wersję umowy w języku, który rozumie.

Czy można zatrudnić obywatela Ukrainy na umowę zlecenia?

Tak, jeżeli sposób wykonywania obowiązków rzeczywiście odpowiada umowie zlecenia. Umowa cywilnoprawna nie może służyć do ukrycia stosunku pracy.

Czy podwyżka wynagrodzenia wymaga ponownego powiadomienia?

Przepisy wskazują obowiązek ponownego powiadomienia między innymi przy obniżeniu wynagrodzenia. Każdą zmianę należy jednak ocenić w odniesieniu do podstawy zatrudnienia oraz treści wcześniej złożonego dokumentu.

Co zrobić po przekroczeniu terminu 7 dni?

Spóźnione powiadomienie nie legalizuje automatycznie wcześniejszej pracy. Konieczne może być zawarcie nowej umowy i rozpoczęcie pracy na jej podstawie, a następnie terminowe złożenie nowego powiadomienia. Sytuację warto wcześniej przeanalizować prawnie.

Czy zgłoszenie do urzędu pracy zastępuje zgłoszenie do ZUS?

Nie. Są to odrębne obowiązki. Jeżeli pracownik lub zleceniobiorca podlega ubezpieczeniom, należy zgłosić go również do ZUS.

Pomoc przy zatrudnianiu cudzoziemców – Kancelaria ELEX Włocławek

Zatrudnienie obywatela Ukrainy może przebiegać sprawnie, jeżeli pracodawca wcześniej zweryfikuje dokumenty i właściwie zaplanuje procedurę.

Kancelaria Doradców Prawnych ELEX we Włocławku oferuje przedsiębiorcom pomoc obejmującą:

• analizę podstawy pobytu i pracy,
• weryfikację dokumentacji,
• przygotowanie umów,
• określenie obowiązków pracodawcy,
• wsparcie przy zmianie warunków zatrudnienia,
• przygotowanie do kontroli,
• pomoc w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości.

Kancelaria Doradców Prawnych ELEX
ul. Wojska Polskiego 18/3
87-800 Włocławek
Telefon: 539 903 764
E-mail: sekretariat@kancelariawloclawek.pl

Ze względu na częste zmiany przepisów dokumentację należy oceniać według stanu prawnego obowiązującego w dniu rozpoczęcia albo zmiany zatrudnienia.

Podstawy prawne i oficjalne informacje

• Ustawa o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom
• Ustawa z 23 stycznia 2026 r. dotycząca wygaszania szczególnych rozwiązań dla obywateli Ukrainy
• Państwowa Inspekcja Pracy – legalne zatrudnienie cudzoziemca
• Urząd pracy – zasady powiadamiania o zatrudnieniu obywatela Ukrainy
• Portal do składania powiadomień

Stan prawny artykułu: 6 sierpnia 2026 r. Tekst ma charakter ogólnoinformacyjny i nie stanowi porady prawnej dotyczącej konkretnego pracownika lub pracodawcy.